Arkivera och långtidslagra data
Arkivering är ett sätt att säkerställa att data är tillgänglig över tid. Arkivering garanterar åtkomst till data efter att en forskningsaktivitet har avslutats.
Detta är viktigt av flera skäl:
- Det möjliggör framtida återanvändning av data – både av dig själv och andra.
- För att validera dina forskningsresultat – detta gör det möjligt för kollegor att granska och sprida din data.
- Du kan visa evidens för att dina vetenskapliga resultat baseras på högkvalitativa data och att du har följt god vetenskaplig praxis, om någon skulle ifrågasätta dina resultat.
Arkivering är också en process där det juridiskt krävs att du arkiverar data som klassas som en allmän handling eller har kulturarvsvärde. Data som inte används för vidare bearbetning eller för att producera resultat kan rensas bort om det inte behövs för att sprida forskningsresultaten. Data som bedöms ha ett högt värde för framtida forskning bör också bevaras. Data som behöver bevaras hanteras i en strukturerad process för att säkerställa att den är tillgänglig under en mycket lång tidsperiod.
Vilken data i mitt projekt räknas som en allmän handling?
Din data ses som en allmän handling när den utgör grund för de forskningsresultat som tas fram. Exempel på när information inom forskning klassas som allmänna handlingar:
- Enkäter och enkätresultat
- Ljud- och medieinspelningar
- Lab-journaler
- Validerade mätresultat från instrument och sensorer
Generellt kan information som endast är mellanstegsmaterial i en pågående forskningsprocess rensas bort, om det inte krävs för att tolka eller sprida resultaten. Ett konkret exempel är om du gör mätningar och upptäcker att instrumentet inte är korrekt kalibrerat – sådana data har då inget fortsatt analysvärde och kan rensas bort.
Hur länge behöver jag spara data efter projektets slut?
Huvudregeln är att data som klassas som allmänna handlingar och ligger till grund för dina vetenskapliga resultat ska bevaras i minst 10 år efter projektets slut. För EU-finansierade projekt gäller en striktare regel om 15 år. Vid kliniska studier är regeln att data måste bevaras i 25 år.
De flesta allmänna handlingar kan göras tillgängliga för allmänheten – men om information är klassad som konfidentiell måste åtkomsten begränsas. Helst bör data klassificeras redan när den samlas in. Eftersom KTH är en myndighet kan vem som helst begära åtkomst till sådan data, och en sådan begäran måste godkännas eller avslås.
Läs mer om allmänna handlingar .
Det finns även andra mer administrativa dokument som behöver arkiveras, där en lokal administratör kan hjälpa dig.
Läs mer om vilken information som ska arkiveras från din forskning i KTH:s informationshanteringsplan.
När ska jag arkivera forskningsdata?
En god praxis är att dokumentera hur data samlas in, bearbetas och analyseras redan från början. Det blir lättare att återanvända data om stegen för bearbetning är dokumenterade och data från olika bearbetningsfaser arkiveras. Denna data bör beskrivas med tillräcklig information om kontexten för datainsamlingen eller genereringen. Mer information finns på sidan om att planera och dokumentera .
Var och hur kan jag arkivera forskningsdata?
Den allmänna rekommendationen är att använda ett högkvalitativt repositorium för forskningsdata.
KTH har ett generellt datarepositorium, KTH Data Repository . Här kan du ansöka om ett så kallat "community" där du kan deponera dokumentation och statiska versioner av data och källkod för ditt forskningsprojekt. När projektet avslutas kan du bedöma om data ska bevaras internt eller publiceras som öppna data.
För vissa forskningsområden finns det betrodda och högkvalitativa ämnesspecifika repositorier där data kan deponeras. Vissa tidskrifter kräver också specifika repositorier. Sådana repositorier har ofta riktlinjer för format och dokumentation som är relevanta för det specifika området. Det finns även generella repositorier för öppna data som säkerställer långtidslagring i minst tio år. En guide som listar repositorier .
Om du använder ett repositorium som uppfyller kriterierna för maskinläsbara format behöver du inte göra något mer efter deponeringen. Annars kan du antingen lagra en kopia av data i KTH Data Repository eller skapa en metadatapost där som länkar till datans plats.
Arkivering och gallring av sekundärdata som samlats in av annan part än KTH
Sekundärdata är till exempel data som tillhandahålls av annan huvudman eller tillhör ett annat forskningsprojekt, statistik inhämtad från annan myndighet, patientdata eller annat data-uttag som kommer från databas där data samlats in och förvaltas under en annan organisations ansvar.
Ofta får forskare på KTH ta del av sekundärdata under villkor som beskrivs i dataöverföringsavtal. Som grundregel ska data lagras så länge som det krävs i villkoren i avtalet och kan gallras när informationen inte längre behöver användas. Det är dock under förutsättning att:
-
Huvudman, urval och metod för att få fram data är dokumenterat
-
Det finns rimliga skäl att lita på att den organisation som ansvarar för primärdata har finansiering och uppdrag för långsiktig förvaltning av informationen / ursprungsdatabasen.
Finns ursprungsinformationen kvar hos organisationen med ansvar för förvaltning så att data kan återskapas vid behov med hjälp av dokumentation av urval och metod behöver data inte lagras längre än i avtalsvillkoren.
Uppfylls inte ovanstående kriterier bör data lagras i minst tio år efter projektets avslut.
Kontakta [email protected] för rådgivning om datarepositorier!
För allmänna handlingar och data som ska bevaras för framtida användning kan ytterligare bearbetning behövas. Läs mer om arkivering på KTH.
